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My役所ライフ

役所生活30数年のエピソードを通じて、役所でのちょっとした仕事のコツや活き活きと働くヒントを紹介します!

上司への説明で焦ったり挙がったりしないコツ

 上司や外部の偉い人への説明は自分の仕事がどう評価されるかという意味もあり、結構、緊張するもの。

 事前準備として、説明資料を作った後に、一つ一つのセンテンスについて、その意味、背景、他都市の状況などのメモを必死で書き込んで臨むということをしがち。僕自身もそうだった。

 でも、ほとんどは、聞かれもせず日の目を見ない。備えあれば憂いないとはいえ、毎度そんな絨毯爆撃のやり方は効率が悪すぎる。

 

 いろいろな人の対策をみて、自分なりにマネをしてみて役立ったことを列挙すると。

 まず、当たり前のことだが、自分で書いたことについては、理解しておくこと。よそから文章を借りてきてコピペする人が多いが、その意味を分かっていない人がまた多い。「書いていることを簡単に説明して」という素直な質問(これが最も質問として多い)に応えられないのは、資料の信ぴょう性を疑われる。

 

 それから、自分の作った資料は一晩寝かせること。そして、他人が作った資料として見直して、突っ込みたいこと、議論したいことは何かを考え、コメント版を作るにおいては、それを中心に調べてみることだ。絨毯爆撃ではなく、ポイントを見つけて考えるクセを付けると、資料をにらむ目が作られてくる。

また、この際、自分は何を言いたいのか、その項目だけは箇条書きしておく。相手からの質問攻撃で焦って、結局、本当に言うべきことを言わずじまいという経験は誰しもあるはず。ここだけ言えれば、この点の結論を得られればそれで良しという発想で臨めば、局所戦でやられても落ち込むことはない。

 

 それから、メンタル面では、そういう場に臨む前に、自分なりのおまじない言葉を持っておくことがいいと思う。僕は、「自分は現自分以上にもなれないし、以下でもならない」と言い聞かせて臨むことにしている。

 

 ある人から、絶対に相手に飲まれない方法として、その人間がおんなと抱き合うシーンを想像しろと言われた。「どんな人間でも、Sexするときは、裸になって、情けない顔をするんや。このおっさんは、どんな顔でするんかなあと思ってみ。絶対に上がらへんから」

 何度か試してみたが、確かに上がらなくなる。「こんなとこで、俺は何を考えてるんや」とちょっと情けない気持ちになるのは否めないが。