My役所ライフ

役所生活30数年のエピソードを通じて、役所でのちょっとした仕事のコツや活き活きと働くヒントを紹介します!

役所の中で戦略ってなんだ

 いま外郭団体で勤務していることもあって、改めて経営の本を読んでいます。

その中で、役所でも、よく言われながらなかなか縁遠いなあと思ったのが戦略です。

 

 戦略とは、勝つために明確な目標(ゴールとする場所や数字)を設定し、所有する資源(人、金、資材など)をどう振り分けていくかということのよう。

 ある戦いにおいて、自分の力が相手を完全に上回っていれば、全ての戦場で正面からぶつかって力で圧倒し、全戦を掌握する。一方、逆の場合、例えば5つの戦場があれば、そのうち3つを選択し、そこに力を集中させることで、3対2で勝つことを目指す。

 また、選択する戦場は、自分の得意とするところを基本とするほか、相手が数で上回っている場合は、広い場所での総力戦をせず、狭隘な局地戦に持ち込む。相対できる人数を制限することで数の論理を克服する。そして、局地戦に一つずつ勝利をしていけば、数の大小は克服できる。

 

 ひるがえって、役所では相手に勝つとか負けるという発想の業務はほとんどありません。そして、総合行政なので、あらゆる分野に対し、限られた予算や人をまんべんなく振り分け、やりくりします。どの分野も十分ではないけれど、必要最低限は確保されている状態を目指しがちです。これは福祉や環境といった基礎的な分野では理解しやすい。

 

 ゆえに、役所では戦略的な思考回路が育ちにくいのが実情ではないでしょうか。とはいえ、自分の担当するフィールドでは、与えられた人員と予算を戦略的に活用し、ビジョンを達成、すなわち勝つことを目指さないといけない。勝てるところはどの部分か、予算も人も少ないのだから、レバリッジに成り得るトリガーを探し、そこで勝利し次に進んでいくといったストーリーが必要なのでしょう。

 

 自分の組織運営はどうかと考えると、課や係の人数は硬直的で、それに対してA係にはこの仕事とこの予算、B係にはこの仕事とこの予算と、その器ごとに、目いっぱいの課題を詰め込んでおり、結果的に選択と集中ができていないなあと反省します。

 

 ところで、逃げるのが上手い人、難しい仕事は理屈をつけて先送りしたり、人に振ったりしながら、自分のめだつこと、得意なことはすすんで仕事をして評価される人がいますよね。

 こすいなあ、自己中だなあと思っていましたが、これって、自分のもつ資源能力を踏まえた最も合理的な戦略だったのだなあ(全体最適かどうかはともかく ; 苦笑 ; )

話し方の練習はしてますか

    話し上手な上司がいた。市民向け講座や職員研修で率先して講師をつとめ、笑顔を絶やさず、わかりやすく話をする。随行していて、いつもすごいなあと思った。

「どうして、そんなに話が上手なのですか」と尋ねると

「練習したら誰でもできますよ。あなたも話し方教室に行ったらどうですか」

 

 話すという行為を練習するなんて思いもしなかったが、薦められるまま僕も応対研修やプレゼンテーション研修などに参加し、興味を覚え本も読んだ。

 ところが、それらの多くは、話は起承転結でまとめよとか、相手の話をきちんと聞く傾聴が大事とか、相手が必要と思うことを話せとか、話の中身に関することで人としての姿勢・資質に関わることが多く、一朝一夕に習得できるものは少なかった。

 

 でも、やっぱり話しは、最低限、自分の言いたいことをきちんと言える(伝えられる)ようにするのはすごく大事。そのため精神論ではなく、僕なりに、気を付けておくだけで改善されると思う点は次のとおりです。

 

 まず、話し始める言葉のトーンを少し高めにすること。相手に威圧感を与えず、自分も高揚するので、話が進みやすい。もちろん、状況を考えてのことだけど。

 次に、なくて七癖というように、自分の話しクセを封印すること。多くの人は、えーと、あのうが実に多い。あるいは、~ですからと文章を続けまくるので、何を言いたいのかわからず、文章の区切れがない。それらを封印して、ワンセンテンスを続けてしゃべることを意識しましょう。また、話はじめに「でもね」と始める人も多いが、喧嘩を売るしゃべり方なので封印。

 自分のクセを封印することで、相手がしゃべっている最中でも、次の言葉は何をしゃべろうという反撃をする意識が落ち着くし、相手も聞きやすくなる。

 それから、つい思ったことをズバッと言いすぎる人向けには、自分の主張を断定口調にせず、語尾に「~かもしれないね」「という考えもあるかなあ」を付ける。

 そして、できるだけ、ゆっくりしゃべるなど。これらに気を付けることで、一方的なしゃべりから「対話」になりやすいです。

  自分の話し方の特徴を考えて、いくつかの機械的なパターンを決めておくと格段に話がうまく聞こえますよ。

 

 マラソンを始めるならランニング教室に行く。練習をすれば速く走れる。料理も自己流もあるけど、上手い人のマネをする方が絶対においしいものが作れる。話し方だけが話せてるからと軽視される理屈はないと思う。

 

 ところで、その上司は、子どもの頃、吃音に悩まされ何とか克服したと思ったら、係長試験の口頭試問では緊張のあまりまったく受け答えができず、周りを心配させた経歴の持ち主だった(と別の人から聞いた)。どれだけの練習されたのでしょうか。

 

 

お役所仕事ってなんだ?

 

 遅れず、休まず、働かずが、お役所で働くこつだと言われる時代があった。不況になると「公務員って、適当に仕事しても首も切られず給料もらえていいですね」なんて、露骨に言われることもあった。

 

   仕事が楽だったことはひとつもなかったので、すごく嫌な気分だったなあ。確かに、公務員の仕事って、数千円の文具を買うのにも見積もり合わせが必要だし、新しい事業をするには議会で予算を承認してもらわなければいけない、その後も法律等で手続きが厳格に定められ書類が多いなど、民間企業とは異なる、見えにくい部分で時間を使うのだけれど。

 

   それでも最近は役所内でも、スピード感をもって成果重視で取り組もうと目標管理制度や業務改善など民間経営手法が導入されるようになった。

 

   それはすごく大事なことだけど、

   もう定年になった先輩が

「役所の仕事にスピード感といっても、なかなか計画どおりに進むことなんか、ないんだよなあ」と酒を飲みながら言うことに、まあねとうなずく自分もいる。

 

「民間なら、勝てるところに集中的に投資をし、見込みのない事業は早々に撤退するけど、市民や企業が役所に求めるのは、社会の流れに乗り遅れた分野をどうするかということやからねえ。そんなところほど、利害関係者も多くて、おまけに生活弱者を対象とする場合が多いわけだから、無茶なやり方はできないわな」

 

「思い切って整理するにしても、対象者や支援者の納得は絶対必要。 これには時間が非常にかかる。事態を今より改善するためには、砂漠を緑化するつもりでお金もかけないといけない状況もある。そして役所に借金が残る。関係のない多くの市民は何やってるんだということになる」

 

 「まあ、現役はたいへんやなあ、がんばれよ」という気楽な励ましには、いいわなあ、皆さんは、退職金、年金を満額もらえて退職して、(しんどい仕事を残したままでとは思いませんが(笑))、僕ら65歳まで年金も無支給やでえという言葉を飲み込みつつ、はいはいと受け流す。

 

 人口が減少、少子超高齢社会で役所の仕事はますます繁盛。行財政改革で予算も人員もかなり減ってしまった中、スピード、効率、成果が最重視しないと仕事は回らない。

 

 だけど、市民の役に立つところと書いて、お役所。時間をかけることをただ是とすることもなく、切り捨てる決断もただ是としない、第3の方法を模索しながら、役所に働く以上、役所って役に立つところだなあと言われたいですね。

 

嫌われる勇気

 「嫌われる勇気」というアドラー心理学の本がベストセラーになったけど、嫌われる勇気っていう言葉が結構、気にいっている。

自分が悩んでいたことを振り返ると、ある失敗が原因であったにせよ、結局は、それによって人がどう自分を思っているかに帰結するんじゃないか。

 

 よく怒鳴る上司が結構いた。手を抜いている奴はもちろん、自分の考えと異なる方向に進める奴まで、容赦なく怒鳴る。

 「あかんと思ったら、怒鳴らなあかん。そうせんと、次からもピリッとしよらん」

 

 一方、一生懸命やっているからと何も言わらない上司もいた。そのクセ、後から、「あのまま、放っておいていいやろか」と僕に言う。

 「それなら、止めた方がいいのではないですか」

 「そんなこと言って嫌われるのは、いややんか」

 結局、僕が話しにいくこととなったのだけれど(僕は嫌われてもいいのだろうか、、、)。

 

 何かをしたとき、判断したとき、周りとのあつれきはつきもの。

できるだけ相手に迷惑をかけたり、相手の体面を壊したりしないように気遣うけれど、ちょっとのことを言い忘れてたり、それをしても、もめることもある。結局は、勝手に決めてとか、自分のテリトリーにずけずけと入ってとか、自分だけいい恰好をしやがってということで、悪口を言われる。

 

 たいして実害もかけず相手に迷惑もかけていないのに、相手が腹を立てたということで、なぜ、自分が反省し傷つかないといけないのか。自分がしたいことをしようとするなら、そんなことを気にするな。それが嫌われる勇気ということのようです。

 

 前にも、書いたけれど、地域で活躍されているある女性は、何かするたびに、周りから、嫉妬され、悪口を叩かれるという。出る杭は打たれるということだけど、その女性は、「悪口を誰かに言われるたびに、あれだけ頑張っているのだから、応援しようと言ってくれる人も出てくるから、悪口なんか、ぜんぜん平気、むしろ、応援団を増やしてくれて、ありがとうと思うの」と。

 

 こんなに強くなれたらいいな。その人は本当に献身的に働いている。僕もその女性のファンです。

「直せる失敗なんか気にするな」親父の一言

 結婚する前、実家から役所にかよっていた新人のころ、残業して遅く帰ると、居間でくつろいでいる親父と話すことが多くなった。

 父は僕が就職したと同時に早期退職をしたところで、第2の職場に移ったものの、まだまだ現役みたいなときだったなあ。

 

 大学時代には、どの若者も思うように、親父の話は狡猾な大人の世渡り方法みたいで正直うっとうしかったのだけれど、家に帰って、おふくろの作ったご飯でビールを飲みながら、今日はこんなこと失敗したとか、これまでなら絶対言わないようなことが口からでて、親父に話していたのだった。

 

 昨年の資料を修正して使ったところ、「たくさんの部長が出席する会議の資料で、日付を間違って書いてしまってたんや」とビールを飲みながら僕。

 プロ野球速報を見ながら、「なんや、そんなん、日時が間違っていました、このように資料の修正してくださいと言えばしまいやないか」と親父。

 

 そりゃそうかもしれんけど、間違ったら恥ずかしいし、あかんやろうと思うところに、「失敗しないに、こしたことはないけど、そんな失敗これからいくらでもあるで。修正したら済む失敗なんか失敗のうちに入らんで、そのために上司もおるんやからな」と、また親父。

 

 今でもこんな会話を覚えているのだから、それで救われたのだ、なんてこともないのに。

 

 それから、もう一つ、今も大切にしている親父が言っていたこと。

「わからないときは、上の人に聞くことや。向こうの方が経験も多いし情報も多い。とはいえ、身構えると相談もしにくいし、相手も簡単には教えてくれないから、一緒にご飯を食べにいったときとか気楽なときに相談するようにしてみ」

 上司の部屋をノックして相談にも行きにくいから、そういうことかと思って、そうしていたのだけど、最近、この意味するところが解る(その話は別の機会に)。

 

 その親父が早期退職をした歳に自分もなった。

 親父は、その間、数度のがんの手術をしたものの、まったく元気で、ゴルフや旅行、そして、頼まれ仕事も楽しそうにこなしている。

 今たまに聞く親父の話は、大好きな童話を聞く子どものような気持ちで受け入れている。

 そして、このブログは僕の子供たちにとっての童話になるのだろうか。

管理職に「やってられない」は禁句

「やってられへんなあ」、思わず口からでた。

すかさず

「それを課長が言ってはダメ!みんな不安に思ってるけど、課長が大丈夫なふりをしているから、やってやろうと思ってるんですから」と係長。

 

 公的マンションを販売する仕事をしていたときのこと。バブル崩壊以降、販売しても売れず。毎年、市場価格は下がり続け、築後何年かの住宅が大量に売れ残り。

 ついに在庫住宅を値下げ販売しようと、高い価格で購入した住民の方々との交渉のさなか、その住民代表の方からの電話を切ったときのことでした。

 住民の方からすれば、自分の購入した価格を大きく割り込んで売られることに納得できない、当たり前のこと。管理組合と話し合いを続け、一歩前進したかと思うと二歩後退、出口が見えない状態が続いていました。部下も僕も、多くの休日の夜がつぶれました。

 

「ああ、ごめん、ごめん。ちょっと腹立っただけ。大丈夫、大丈夫」と取り繕いましたが、ああ、そうやった、そうやった、しんどい時こそ、どんと構えて笑っとかないと。部下こそ、やってられないわなあと、肝に銘じたのでした。

 

 これが管理職になったときの最初の教訓。いまも第一にしています。

 

 ちなみに、管理職の憂さはどう晴らすのか。日々、酒でごまかしても、自分の気持ちをどう前向きに保つのか。諸先輩の励ましもあり、そう言われれば自分の意地もでますが、そのとき肩の力が抜けたのは単なる偶然。

 

 2001年、しし座流星群。嫁、幼子達とともに、深夜、一生分の流れ星をみることができました。

 家族一同、これだけ星に願いができて、うまくいかなかったら、それも天命、しょうがないなあと。

 

 

 

部下は怒るか褒めるか

 巷に出版されている人材育成本のほとんどは、部下は褒めて育成しよう。

 顧みると、褒められたことが自分の財産になっているだろうか。

 褒められることは確かに気分がいい。でも、何に褒められたか、褒められたことで、これから、それを教訓にしようと、その言葉を思えていることはない、これが。

 とはいえ、褒められたら頑張ろうと思う。頑張った。そのモチベーションが自分を育てたと言えば、その通り。

 

 一方、怒られた時は、どうだろうか。実に覚えている、これが。

「おまえは何もわかってないくせに、勝手にそんなことしやがって」とか、「あいつが君は偏った奴としか付き合ってないと言っているから気をつけろ」とか。「お前がそんな自分本位なら、もう話はしない」と言われたこともある。

 

 とはいえ、時間が過ぎると、結局、怒られたのは、その人間が自分の感情を納めるためであったり、怒ることで僕を思い通りに誘導したかったりしているだけじゃあと自分なりに結論づけがち。本当にそうかもしれないし、そう考えることで自分を守っているのかもしれないけれど。

 いずれも、そういう怒られかたでは何も残っていない。じゃあ、部下のすることに何か言うべきと思う時はどうするのか。

 失敗した時、延々と諭してくれた上司、「こんなしょうもない失敗をわざわざ気が付いて大げさにいうやつがバカや」と言って、黙って周りに誤りに行ってくれた上司、「ごめん、ごめんなあ、迷惑かけて」と泣き続けた上司、何も言わずに飲みに連れて行ってくれた上司。

 

 いろいろな人に本当に迷惑をかけ、本当にいろいろな形で教えてもらった。

 

 でも、その共通していることは、すべては僕のためと思って話してくれたのではないか。少なくとも、その一つ一つ、僕は厳しい言葉で怒られても、うれしく思っているし、言葉で伝えてもらってなくとも「これからはこうしよう」と心に刻んでいる。

 

 (書きすぎだけど、これからの管理職の皆さんには、相手のことを本当に思ってさえいれば、ためらわず自分のスタイルでぶつかったらいいと思いますよ)